Сьогодні важко знайти молоду людину, яка б не користувалася електронною поштою. Щомиті сотні листів курсують у різні куточки світу від адресантів до адресантів.

Інтернет багато чого змінив у всіх сферах життя людини. Особливо відчутні зміни відбулися у бізнес-світі, адже Всесвітня павутина не обійшла увагою ділову кореспонденцію.

Часи, коли ділового листа потрібно було запечатувати в конверт і відправляти поштою, давно пройшли. Тепер напис на конвертах став коротким: електронна адреса і тема – заголовок листа. 

Зараз підготувати і відправити діловий лист – справа кількох хвилин. Загальне відчуття легкості і неформальності спілкування створює враження, що е-мейл можна написати як-небудь і нічого страшного не станеться. Проте це не так. Через те, що електронна адреса, як правило, доступна широкій аудиторії, на ній накопичується багато спаму й адресату легше просто видалити і забути криво написаний йому лист, ніж розбиратися, що саме ви хотіли йому сказати.

Експерти кажуть, що етикет інтернет-листування включає в себе відмову від використання скорочень і малих літер замість великих. Коли ви пишете людині, з якою особисто не знайомі, бажано звертатися до на ім'я та прізвище.

Насамперед, необхідно представитися в листі, навіть якщо в рядку зворотної адреси вже вказані ваші ім'я і прізвище. Було б добре вітатися зі співрозмовником у кожному новому листі, а не лише обговорювати вже написане (якщо листування йде по е-мейл, а не в корпоративному чаті).

Пропонуємо кілька порад Брайана Конрада, відомого творця порталу для фрілансерів, який дає наступні поради для успішного ділового спілкування: 

– використовуйте короткі пропозиції і намагайтеся викладати інформацію якомога чіткіше. Абзаци та відступи зроблять ваш лист більш зручним для читання. І не намагайтеся писати мемуари – найкращі бізнес-листи займають менше сторінки;

– Інтернет-листування не вимагає від вас вивіряти кожне слово, в е-мейлах всі починають спілкуватися трохи вільніше. Проте це ще не означає, що ви можете спілкуватися з діловим партнером або вашим майбутнім роботодавцем так само, як ви спілкуєтеся з мамою або кращим другом;

– навіть якщо у вашому бізнесі прийнято ставити смайлики після кожного рядка і активно користуватися сленгом, це не повинно впливати на рівень грамотності. Помилки говорять адресату про те, що ви рідко відсилаєте ділові листи, а ваше повідомлення, ймовірно, не дуже важливе;

– можете скористатися як онлайн-словниками, так і перевіркою правопису в Microsoft Word. Використовуйте важливий офіційний тон, і в жодному разі не вживайте ненормативну лексику або жаргонізми;

– використання КАПСЛОКУ викликає у співрозмовника враження, що ви кричите. Тому, навіть якщо вам хочеться зробити свій текст максимально красивим і акуратним, будьте обережні і не перестарайтеся з форматуванням;

– не забудьте наприкінці листа подякувати співрозмовника за бесіду, хоч і електронну.

Щиро сподіваємося, що ці нехитрі поради допоможуть вам написати діловий е-мейл.  І останнє, але не менш важливе – переконайтеся, що ви відправляєте лист на правильну електронну адресу!

Хай вам щастить!

Спецкор СПА